最近好几个朋友问我，公司刚上了流程BI，领导让赶紧用起来，但自己心里没底，怕操作不当把数据搞乱了，又怕不小心泄露了什么敏感信息。说实话，我刚开始接触流程BI的时候也一样，小心翼翼的，生怕点错哪个按钮。后来用久了，加上自己踩过一些坑，慢慢摸出了一些门道。今天就把流程BI安全操作这块的东西整理一下，顺便把大家常问的几个问题也捋一捋，希望能帮到刚上手的朋友。
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流程BI安不安全？先搞懂权限设置这件事
很多人一上来就问，流程BI安不安全啊？其实安不安全，一大半取决于你怎么设置权限。我见过有的公司，为了图省事，给所有人都开管理员权限，结果新来的实习生一不小心把整个报表的公式给改了，搞得大家一下午白干。这种事真不是吓唬人。
流程BI一般都有角色管理功能，你得先想清楚，谁只能看，谁可以编辑，谁有权限导出数据。比如销售部门，可能只需要看自己区域的业绩报表，那你就别给他全公司的数据权限。财务那边，涉及金额的字段，最好单独设个权限组，不是财务的人看不到具体数字。这些设置花不了多少时间，但能省掉后面很多麻烦。
还有一个容易忽略的点，就是离职员工的账号。人走了，账号还留着，权限也没回收，这就是个隐患。建议每个月或者每季度检查一遍用户列表，把不用的账号及时停掉。别觉得这是小事，真出问题的时候后悔都来不及。
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怎么防止数据泄露？导出和分享要留个心眼
流程BI用起来方便，导出数据也就是点一下的事。但方便归方便，风险也在这儿。我之前遇到过一件事，有个同事把包含客户手机号的报表直接导成Excel，发到了微信群里，虽然群里都是自己人，但这种事还是越少越好。
比较稳妥的做法是，在流程BI里就设好哪些字段可以导出，哪些不行。像身份证号、手机号、银行卡这些敏感信息，干脆就别让普通用户看到，更别说导出了。如果业务上确实需要，那就单独审批，走个流程，留个记录。
分享报表链接的时候也一样。别直接把链接往大群里一丢就完事了，最好设置个访问密码，或者限制只有登录用户才能看。有的流程BI工具支持设置链接有效期，比如7天之后自动失效，这个功能挺实用的，建议用起来。
流程BI操作常见问题，你是不是也遇到过
下面这几个问题，是我被问得最多的，看看有没有你正在纠结的。
流程BI操作失误能恢复吗？这个得看具体工具，有的流程BI有回收站功能，删掉的报表还能找回来。但如果没有，那就真没了。所以我的习惯是，做重要修改之前先复制一份，或者导出一份备份，花不了两分钟，但能救命。
流程BI账号可以多人共用吗？千万别。共用账号看起来省事，但出了问题你都不知道是谁操作的。流程BI一般都有操作日志，每个人用自己的账号，谁改了什么东西一目了然。共用账号等于把日志功能废了。
流程BI的数据存在哪里？安全吗？这个取决于你用的是云端版还是本地部署。云端的话，数据在服务商的服务器上，一般都有加密和备份，但你要选靠谱的服务商。本地部署的话，数据在自己公司的服务器上，心里更踏实，但安全维护得自己负责。
手机上看流程BI安全吗？只要是官方App或者正规的移动端网页，安全性跟电脑上差不多。但别用那种来路不明的第三方客户端，也别在公共WiFi下登录，这些习惯跟用网银是一个道理。
日常使用中怎么养成好习惯
说了这么多，其实流程BI安全操作的核心就是几个小习惯。第一，密码别设太简单，也别到处用同一个密码。第二，权限给到刚好够用就行，别贪多。第三，导出和分享之前停一下，想想这个数据能不能给出去。第四，定期看看操作日志，有没有异常登录或者异常操作。
这些事说起来都不难，但坚持做下来，能避开绝大多数安全问题。流程BI本身是个好工具，用好了能省很多事，别因为操作上的疏忽给自己挖坑。希望这篇内容能让你用得更安心一些，如果还有别的问题，欢迎一起交流。
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