外贸邮件助手外贸写信帮手

做外贸最头疼的不是找不到客户，而是找到了客户之后不知道第一封开发信该怎么写。外贸邮件助手这款工具就是专门解决这个尴尬局面的。你想想，好不容易从展会或者B2B平台弄到一个采购负责人的邮箱，结果对着空白的写邮件窗口憋了半小时，最后只憋出一句“We are a factory from China”，对方看一眼就扔进垃圾箱了。这种亏，做外贸的基本上都吃过。这个软件把从询盘回复、报价跟进、样品安排到发货通知、售后处理这一整条线上的常用语句都整理成了现成的模块。你不需要有多高的英文水平，只要根据当前所处的业务阶段，找到对应的分类，把里面的产品关键词替换一下，一封看起来挺专业的英文邮件就出来了。对于刚入行的外贸新人，或者公司里负责跟单但英文底子薄的助理来说，这东西能省下不少查词典和翻以前邮件的时间。它界面做得比较老派，但功能指向很明确，就是让你少动脑子多出活。安装包体积不大，老电脑跑起来也没什么压力。

外贸邮件助手怎么用才能快速上手

1.下载安装完成后，双击桌面图标进入主界面，左侧一栏是分类模块，从上到下依次排列着开发信、询盘回复、报价、还盘、订单确认、发货通知、售后索赔等常见场景。先别急着写，点开“开发信”这一项，右侧会列出十几种不同切入角度的范文例句。

2.选中一条你觉得语气合适的例句，双击它或者点击下方的“插入编辑区”按钮，这段话就会出现在右下方的编辑框里。这时候你需要做的就是把方括号标注的地方替换成你自己的产品名、公司名和具体参数。

3.如果你觉得某条例句里有个别单词想换掉，直接在编辑区里修改就行。改完之后可以点“中英对照”按钮，上方会显示对应的中文翻译，方便你检查有没有理解错原句的意思。

4.确认内容没问题了，点右上角的“复制到剪贴板”，然后打开你的网页邮箱或者Outlook，直接粘贴进去发送。整个过程熟练之后一分钟不到就能搞定一封。

和市面上那些大而全的CRM系统比起来，这个工具显得很轻。它不管理客户资料，也不追踪邮件打开率，就单纯帮你解决“写什么”的问题。有些朋友可能觉得功能太单一，但反过来想，你不需要为了写封邮件去登录一个复杂的系统，点开即用，用完就关，这种轻量化的体验反而更适合那些只想快速把邮件发出去的外贸业务员。

外贸邮件助手PC端操作路径与功能模块拆解

1.主界面顶部的菜单栏里，“文件”菜单下有一个“新建分类”选项，这个功能允许你把自己常用的、但软件自带分类里没有的句子添加进去。比如你们公司有自己固定的付款方式表述，就可以新建一个“公司专用”分类，以后直接从这里调取。

2.左侧分类树支持右键操作，点击“展开全部”可以一次性看到所有子目录，找起来更直观。如果你只做特定行业，比如机械配件，那常用的可能就集中在“报价”和“还盘”这两个大类里，其他的可以右键选择“隐藏”，让界面清爽一点。

3.编辑区上方的工具栏有一排小图标，分别是加粗、倾斜、下划线和一个清除格式的按钮。有时候从别处复制过来的文字带着奇怪的字体和颜色，粘贴进编辑区后点一下清除格式，文字就会统一成软件默认的宋体小五号，看起来整齐不少。

4.右下角有一个“字数统计”的小标签，鼠标放上去会显示当前编辑区的中文字符和英文字符数量。写开发信的时候稍微留意一下，别把邮件写得太长，客户没耐心看。

需要提醒一点，这个软件的搜索功能比较基础。如果你记得某句话里有个关键词但忘了在哪个分类下，用顶部的搜索框搜一下，出来的结果是把所有包含该词的句子按分类罗列出来，没有高亮显示，得自己一行行看。这一点在句子积累多了之后会稍微有点费眼。

外贸邮件发送工具里它算不算靠谱的选择

1.从功能定位上看，它不是邮件客户端，不能直接收发邮件，所以不存在账号安全或者服务器连接的问题。你的邮箱账号密码不需要填进这个软件里，它就是一个离线的语句库，这一点对于注重信息安全的外贸公司来说是比较放心的。

2.从内容质量上看，软件内置的例句覆盖了外贸流程的各个节点，但部分句子的表达方式偏正式，甚至有点老派。比如有些询盘回复的开头还用的是“We acknowledge receipt of your esteemed inquiry”，现在很多年轻采购看了可能会觉得有点嗦。建议在使用时结合自己的语感稍微改一改，别生搬硬套。

3.从更新频率上看，这个版本的数据包停留在几年前，一些新兴的电商平台用语或者社交媒体引流的话术里面是没有的。如果你主要做亚马逊或者独立站，可能需要自己补充一些内容进去。

但话说回来，对于传统的B2B外贸业务，尤其是做传统制造业出口的朋友，这些经典句式依然是有效的。关键在于你怎么用，把它当成一个起点，而不是终点。改一改称呼，加一句针对客户市场的问候，效果会比直接复制粘贴好得多。

外贸邮件助手实操向专题：询盘回复与报价单撰写

下面以一个真实的询盘回复场景为例，拆解如何利用这个工具在几分钟内完成一封得体的回复邮件。假设你收到一封来自中东客户的邮件，询问某款产品的FOB价格和最小起订量。打开软件，按照以下路径操作：

整个过程熟练的话三四分钟就能完成。表格里第三步提到的报价句式，软件里提供了三种不同语气版本：简洁版、详细版和带附加条款版。你可以根据客户邮件的正式程度来选择。如果客户本身写得很随意，你用详细版反而显得太端着。

市面上还有一些其他工具也能辅助外贸邮件写作，各有侧重，简单做个对比：

运行外贸邮件助手需要什么电脑配置

这软件对硬件基本没什么要求，毕竟是很多年前的工具了，现在随便一台办公电脑都能跑。下面列一下具体的配置参考：

实际测试中，在Win10系统上运行也完全正常，没有出现兼容性报错。软件启动速度很快，占用内存大概在30MB左右，后台挂着也不影响同时开网页和聊天工具。

外贸邮件助手常用快捷键一览

软件本身没有设计太多复杂的快捷键，下面这几个是实际测试中确认可用的：

编辑区内的文字格式调整没有快捷键，需要用鼠标点工具栏按钮。如果你习惯全键盘操作，可能会觉得稍微有点不顺手。

关于外贸邮件助手，用户常问的几个问题

这个软件能直接连接我的企业邮箱发送邮件吗？

不能。它只负责帮你组织邮件内容，不提供SMTP发信功能。你需要复制内容后到自己的邮箱网页端或者Outlook里发送。这样设计的好处是不接触你的邮箱密码，安全性上更让人放心。坏处就是多了一步复制粘贴的操作。

为什么我插入的例句里有些单词显示成方框乱码？

这种情况一般出现在Win7以下的旧系统上，因为软件内置的某些特殊符号字体在精简版系统里缺失。解决办法很简单，在编辑区里把那个方框删掉，手动输入对应的标点符号就行。不影响整体使用。

软件打开后内存占用会越来越大吗？

实测连续使用两小时，内存占用从初始的28MB缓慢上升到45MB左右，涨幅不大但确实存在。如果你电脑本身内存就紧张，比如只有2GB，建议用一段时间后关掉重开一下，释放一下资源。这是它一个不太完美的地方。

我可以把自己写的邮件模板添加进去吗？

可以。在左侧分类树空白处右键，选择“新建分类”，命名之后在新分类里右键选择“添加语句”，就可以把自己常用的段落存进去了。不过添加的条目多了之后，软件启动速度会稍微变慢一点，这是本地数据库读取的通病。

这个版本和网上其他版本有什么区别？

目前这个版本是流传比较广的一个，数据库比较稳定，没有捆绑多余的插件。有些下载站提供的版本会带一些推广链接或者修改主页的设置，安装的时候留意一下，把不必要的勾选去掉就行。

• 厂商：
• 官网：暂无
• 包名：外贸邮件助手
• 名称：外贸邮件助手
• MD5值：d384cae8688063b07da5c4049f0fe50f
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